Mitarbeiterumfragen in der Schichtarbeit – wie angehen und auswerten?

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Mitarbeitende befragen, ein Stimmungsbild erhalten, Ideen ableiten – Mitarbeiterumfragen sind, richtig umgesetzt, ein hilfreiches Werkzeug für die Unternehmensentwicklung und helfen, wertvolle Einblicke von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Kundinnen und Kunden oder anderen relevanten Zielgruppen zu erhalten. Aus den Ergebnissen lassen sich z.B. Erkenntnisse für die Gestaltung der Arbeitsumgebung und Zusammenarbeit ableiten. Die systematische Erstellung und Auswertung von Fragebögen ermöglicht es Unternehmen, ihre Leistung zu verbessern, Bedürfnisse von Personengruppen zu verstehen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Wichtig ist, dass die Umfrageergebnisse nicht in der Schublade verschwinden oder nur in ganz kleinem Rahmen geteilt werden, sondern konkret an z.B. die Mitarbeitenden zurückgespiegelt werden. In diesem Artikel werden wir für Sie die Schritte zur erfolgreichen Erstellung und Auswertung von Fragebögen für Unternehmen detailliert beleuchten. 

Orientierung: Welche Arten der Mitarbeiterumfragen gibt es überhaupt?

  • Schriftliche Befragung in Papierform
  • Schriftliche Befragung über ein Online-Tool
  • Telefonische Befragung
  • Persönliches Gespräch

Je nach Thema gibt es beispielsweise schon vorgefertigte Fragebögen oder Sie entwickeln sich selbst einen neuen Fragebogen.

Doch was ist bei der Entwicklung eines Fragebogens zu beachten? Das können Sie genau in den folgenden Abschnitten nachlesen. 

 

1. Zielstellung:

Bevor Sie mit der Erstellung eines Fragebogens beginnen, ist es entscheidend, die klaren Ziele zu definieren und die Zielgruppe genau zu bestimmen. Überlegen Sie, welche spezifischen Informationen Sie sammeln möchten und wer die relevanten Interessensgruppen sind.

  • Ziel: Was möchten wir mit dieser Umfrage erreichen?
  • Zielgruppe: An wen richtet sich die Umfrage? Möchten wir nur einzelne Bereiche ansprechen, oder das gesamte Unternehmen? Sollen Kundinnen und Kunden adressiert werden? 

 

2. Zeitrahmen und Organisation:

  • Soll die Befragung während der Arbeitszeit stattfinden? Oder nach der Arbeit?
  • Soll der Fragebogen während der Arbeitszeit gemeinsam in Gruppen ausgefüllt werden oder soll ihn jeder einzeln bearbeiten?
  • Bis wann soll die Umfrage abgegeben werden?
  • Wo soll die Umfrage ggf. wieder abgegeben werden?
  • Wer wertet die Befragung aus?
  • Wie wird der Fragebogen ausgewertet? Welches Tool wird für die Auswertung genutzt und hat das Einfluss auf die Form des Fragebogens (Papier, Online)? 

 

3. Format:

  • Mache ich einen einheitlichen Fragebogen in Papierform für alle?
  • Möchte ich danach noch einen Workshop einberufen, um gemeinsam die Ergebnisse zu besprechen und ggf. auch gemeinsam Maßnahmen festzulegen?
  • Möchte ich einen Online-Fragebogen einsetzen?
  • Welches Tool möchte ich ggf. Nutzen? (Beispiele sind LimeSurvey, UmfrageOnline, Survio oder Microsoft Forms) 

 

4. Struktur und Themen:

Organisieren Sie die Themen und entsprechenden Fragen logisch und strukturiert, um die Teilnehmer nicht zu überfordern. Beginnen Sie idealerweise mit allgemeinen Fragen, gefolgt von spezifischeren. Verwenden Sie Abschnitte oder Gruppen, um den Fragebogen übersichtlich zu gestalten.  

  • Zu welchen Themen möchten wir mehr erfahren?
  • Wie können wir sie inhaltlich sinnvoll strukturieren? - Fragen zum selben Aspekt sollten nacheinander abgefragt werden
  • Ziel: Vermeidung von Verwirrung
  • Beginn: Bspw. Mit einer Einleitungs- oder Eisbrecherfrage (Zum Beispiel: Wie fühlst du dich aktuell? Oder wie bewertest du deine Arbeitsumgebung? (mit verschiedenen Kategorien))
  • Spannungskurve beachten: Über die Teilnahme steigt die Aufmerksamkeit zunächst an und sinkt nach zunehmender Fragedauer ab --> wichtige Fragen werden oft im 2. Drittel des Fragebogens platziert

Aufbau von Fragebögen:

  • Einleitung: Kurze Beschreibung, wer die Umfrage durchführt, welcher Zweck damit verfolgt wird und warum die Mitarbeitenden mitmachen sollten. Stichwort: Motivation!
  • Anleitung: Wie soll der Fragebogen ausgefüllt werden und was soll dabei beachtet werden (auch als Bestandteil der Einleitung)
  • Hauptteil: Dieser Abschnitt enthält Ihre inhaltlichen Fragen. Die Fragen sollten hier nach zwei Regeln sortiert werden: 
    • 1. vom Allgemeinen zum Konkreten, 
    • 2. vom Einfachen zum Abstrakten
  • Demografische Angaben: Wichtige Informationen zur Person, die für Ihre Auswertung wichtig sind
  • Abschluss: Option, sich bei den Teilnehmenden zu bedanken und ihnen die Möglichkeit zu geben, Anmerkungen zu machen.

Mögliche Themen von Fragebögen in Mitarbeiterumfragen:

  • Arbeitsinhalte und Aufgaben
  • Arbeitsorganisation
  • Arbeitsumgebung
  • Arbeitsplatz  
  • Soziale Beziehungen
  • Zusammenarbeit
  • Führungsverhalten
  • Körperliche Belastungen
  • Psychische Belastungen
  • Aktueller Gesundheitszustand
  • Bedarfe und Wünsche
  • Soziodemografie  

Tipp: Da die Konzentration mit zunehmender Länge des Fragebogens nachlässt, überlegen Sie bei jeder Frage, was Sie mit dem Ergebnis anfangen könnten bzw. warum Sie diese Frage wirklich brauchen, um Dopplungen zu vermeiden und den Fragebogen nicht unnötig aufzublähen 

 

5. Fragearten:

Nachdem Themen und Struktur festgelegt wurden, müssen die Fragen entsprechend verschiedener Fragearten vorbereitet werden. Wählen Sie geeignete Fragetypen, die zu Ihren Zielen passen, wie offene Fragen, geschlossene Fragen, Mehrfachauswahl oder Bewertungsskalen. Formulieren Sie klare und präzise Fragen, um Missverständnisse zu vermeiden. Achten Sie darauf, dass die Fragen neutral und unvoreingenommen sind, um objektive Antworten zu erhalten.  

  • Offene Fragen: Hier wird die Antwort frei eingegeben
  • Geschlossene Fragen: Auswahl aus vorgegeben Antwortmöglichkeiten
  • Direkte und indirekte Fragen:
    • Direkt: Möchten Sie am Bewegungsprogramm teilnehmen? (das Anliegen wird präzise benannt)
    • Indirekt: Bewegung ist wichtig. Finden Sie das auch? (das Anliegen wird nicht so schnell deutlich)
  • Kontrollfrage:
    • Kontrolle einer Antwort auf eine schon vorher gestellte Frage (Absicherung, ob die Frage bewusst ausgefüllt wurde oder nur wahllos Kreuze gesetzt wurden).  
    • gleiche Frage/Inhalt, aber andere Formulierung (z.B. Frage als Verneinung)
    • Zum Beispiel: Stimmen Sie der Aussage zu? „Ich brauche die Arbeit wie die Luft zum Atmen“ und weitere Frage: „Die Arbeit ist für mich das Wichtigste“
    • Kontrollfragen können bei besonders wichtigen Fragen hilfreich sein, müssen aber entsprechende Beachtung bei der Auswertung bekommen
    • Kontrollfragen sollten sparsam eingesetzt werden, um den Fragebogen nicht aufzublähen
  • Filterfragen: Je nachdem, wie eine Antwort gegeben wird, wird den Teilnehmenden dann eine entsprechend folgende Frage präsentiert

Generelle Hinweise zu Fragen:

  • Die Fragen werden vom Allgemeinen zum Spezifischen aufgebaut
  • Sensible Fragen werden eher in die Mitte des Fragebogens gerückt
  • Kurze und prägnante Fragen / aussagekräftig
  • Keine oder nur wenige Fremdwörter oder Fachausdrücke  
  • Keine Abkürzungen verwenden  
  • Keine doppelte Verneinung („Ich habe noch nie NICHT an Bewegungsprogrammen teilgenommen“)  
  • Keine verwirrenden Satzstrukturen
  • Keine Suggestivfragen (Sie sind doch auch gegen grausame Tierversuche?“)
  • Keine ODER Fragen (Finden Sie Ernährungs- oder Bewegungsprogramme sinnvoll? (Ja/Nein))
  • Keine mehrdimensionalen Fragen (Wie finden Sie das Betriebsklima und die Gestaltung der Arbeitsplätze?)

 

6. Skalen:

Bei der Auswertung von Fragebögen spielen Skalen eine zentrale Rolle, da sie dazu dienen, quantitative Daten zu generieren. Skalen beschreiben die Art der Antwortmöglichkeiten auf Fragen.  Es ist wichtig zu verstehen, welche Skalen in Ihrem Fragebogen verwendet wurden und wie sie interpretiert werden sollten. Typische Skalen umfassen Likert-Skalen, numerische Bewertungen oder andere Formen von Ratings.

  • Likert-Skala: Diese Skala ermöglicht es den Teilnehmern, ihre Zustimmung oder Ablehnung zu einer Aussage auf einer mehrstufigen Bewertungsskala auszudrücken. Die Auswertung erfolgt durch die Zuweisung von Punkten zu den jeweiligen Antworten, und die Gesamtpunktzahl gibt Aufschluss über die Haltung der Teilnehmer zu einem bestimmten Thema.
  • Numerische Bewertungen: Hierbei werden Fragen mit numerischen Werten bewertet, beispielsweise auf einer Skala von 1 bis 10. Diese Skalen bieten präzise quantitative Daten, die einfach zu analysieren und zu vergleichen sind.

Es ist wichtig, die Skalen in Bezug auf ihre Skalenniveaus zu interpretieren.  

  • Bei einer Nominalskala werden Kategorien zugeordnet, ohne dass eine Rangordnung oder festgelegte Abstände zwischen den Kategorien bestehen. Im Beispiel "Geschlecht" sind die Kategorien männlich, weiblich und divers gleichwertig und können nicht in eine Rangfolge gebracht werden.
    • Beispiel: Geschlecht (männlich, weiblich, divers)
  • Bei einer Ordinalskala gibt es eine Rangordnung, jedoch sind die Abstände zwischen den Kategorien nicht eindeutig definiert. Hier könnte ein Kunde als "sehr zufrieden" eingestuft werden, ohne dass der genaue Abstand zur Kategorie "zufrieden" festgelegt ist.
    • Beispiel: Kundenzufriedenheit (sehr unzufrieden, unzufrieden, neutral, zufrieden, sehr zufrieden)
  • Intervallskalen haben eine Rangordnung und klare, gleichmäßige Abstände zwischen den Werten, aber keinen sinnvollen Nullpunkt.  
    • Beispiel: Temperatur in Grad Celsius (Die Temperatur in Grad Celsius ist ein Beispiel, da der Unterschied zwischen 20 und 30 Grad genauso groß ist wie zwischen 30 und 40 Grad, jedoch gibt es keinen absoluten Nullpunkt, der das vollständige Fehlen von Temperatur repräsentiert.)
  • Bei einer Verhältnisskala existiert darüber hinaus ein absoluter Nullpunkt.
    • Beispiel: Geschwindigkeit in km/h

Die Kenntnis der verwendeten Skalen und Skalenniveaus ist entscheidend für eine präzise Auswertung und Interpretation der Ergebnisse. Dies ermöglicht es Unternehmen, nicht nur die Häufigkeit von Antworten zu verstehen, sondern auch die Intensität der Meinungen oder Bewertungen ihrer Zielgruppen zu berücksichtigen. 

 

7. Testphase und Optimierung:

  • Bevor der Fragebogen veröffentlicht wird, führen Sie eine Testphase durch. Lassen Sie Kollegen oder Testpersonen den Fragebogen ausfüllen und sammeln Sie Feedback.  
  • Optimieren Sie den Fragebogen entsprechend, um sicherzustellen, dass er klar verständlich und effektiv ist.  

 

8. Verbreitung des Fragebogens:

  • Wählen Sie die geeigneten Kanäle zur Verbreitung des Fragebogens aus, sei es über E-Mail, persönliche ausgedruckte Anschreiben, Unternehmenswebseiten, persönliche Vorstellung und/oder Verteilung z. B. durch Teamleiter oder andere interne Kommunikationsmittel.  
  • Stellen Sie sicher, dass Sie klare Anweisungen zur Teilnahme geben und den Teilnehmern die Bedeutung ihrer Rückmeldungen verdeutlichen.  

 

9. Auswertung der Ergebnisse:

Nachdem ausreichend Rückmeldungen eingegangen sind, widmen Sie sich der sorgfältigen Auswertung der Ergebnisse. Verwenden Sie dabei geeignete Analysewerkzeuge, um quantitative Daten zu quantifizieren und qualitative Kommentare zu strukturieren. Hier sind einige Schritte, die Sie in der Auswertungsphase beachten sollten:

  • Quantitative Analyse:
    • Summieren Sie die numerischen Bewertungen und erstellen Sie Durchschnittswerte, um eine übergreifende Leistungsbewertung zu erhalten.
    • Identifizieren Sie signifikante Trends, indem Sie Histogramme, Diagramme oder andere visuelle Darstellungen nutzen.
    • Untersuchen Sie die Verteilung von Antworten auf bestimmte Fragen, um besonders relevante Themenbereiche zu identifizieren.
  • Qualitative Analyse:
    • Gruppieren Sie themenbezogene qualitative Kommentare, um gemeinsame Anliegen oder positive Rückmeldungen zu identifizieren.
    • Nutzen Sie Textanalysen, um häufig verwendete Wörter oder Phrasen herauszufiltern und Schwerpunkte zu setzen.
    • Achten Sie auf widersprüchliche oder überraschende Kommentare, die möglicherweise zusätzliche Aufmerksamkeit erfordern.
  • Segmentierung:
    • Teilen Sie die Ergebnisse nach relevanten Kategorien, wie Abteilungen, Kundensegmente oder Standorten, auf, um spezifische Einblicke zu gewinnen.
    • Vergleichen Sie die Ergebnisse zwischen verschiedenen Gruppen, um Unterschiede oder Gemeinsamkeiten zu identifizieren.
  • Berichterstattung:
    • Erstellen Sie einen klaren und prägnanten Bericht, der die wichtigsten Ergebnisse, Trends und Erkenntnisse hervorhebt.
    • Präsentieren Sie die Daten visualisiert, um die Verständlichkeit zu erhöhen und die Kommunikation innerhalb des Unternehmens zu erleichtern.

Die Auswertungsphase ist entscheidend, um die gesammelten Informationen in sinnvolle Erkenntnisse zu verwandeln und die Grundlage für konkrete Handlungsempfehlungen zu legen. Eine gründliche Analyse ermöglicht es Ihnen, gezielt auf Feedback zu reagieren und kontinuierlich Ihre Leistung zu verbessern. 

 

10. Ableitung von Handlungsempfehlungen:

  • Basierend auf den ausgewerteten Ergebnissen leiten Sie konkrete Handlungsempfehlungen ab.  
  • Identifizieren Sie Verbesserungsbereiche, stärken Sie positive Aspekte und entwickeln Sie klare Maßnahmenpläne für die Umsetzung von Veränderungen.  

 

Beispiele für Fragebögen:

 

Fazit:

Die erfolgreiche Erstellung und Auswertung von Fragebögen erfordert eine sorgfältige Planung, klare Ziele und die Berücksichtigung der Bedürfnisse der Zielgruppe. Durch die systematische Anwendung dieser Schritte können Unternehmen wertvolle Erkenntnisse gewinnen, ihre Leistung optimieren und den Bedürfnissen ihrer Stakeholder gerecht werden.